RPA (Robotic Process Automation)

Als Obergrenze gelten fünf Entscheidungen, fünf Anwendungen und 500 Klicks je Ablauf. Diese Faustregel stammt von einem Analysten des Marktforschers Forrester, und ein Fachlexikon gibt sie in seiner RPA-Definition wieder: Darüber hinaus brechen RPA-Werkzeuge tendenziell zusammen. Es ist eine Analystenfaustregel, keine Messreihe. Wer darüber liegt, zerlegt den Ablauf in mehrere kleine oder verwirft RPA für diesen Anwendungsfall.

Ein RPA-Ablauf gehört auf ein eigenes technisches Konto, nicht auf das Konto eines Beschäftigten. Sonst trägt jede Aktion den Namen eines Menschen, der sie nicht ausgelöst hat, und der Zugang bleibt nach dessen Austritt offen. Der Haken steht in der Hilfe von Microsoft zu unbeaufsichtigten Abläufen: Dieses Konto braucht entweder eine Ausnahme von der Zwei-Faktor-Anmeldung oder eine zertifikatsbasierte Anmeldung. Wer beides nicht genehmigen darf, kann unbeaufsichtigt nicht automatisieren.

Ein Makro läuft innerhalb eines Programms und spricht dessen eigene Objekte an. Ein RPA-Ablauf bedient mehrere Programme von außen, über Fenster, Felder und Klicks. Daraus folgt der Unterschied im Betrieb: Das Makro startet, wenn jemand es startet; der RPA-Ablauf startet nach Zeitplan, auch wenn niemand am Rechner sitzt. Fachlexika führen RPA historisch auf die Makrotechnik der 1980er- und 1990er-Jahre zurück – gewachsen ist nicht die Technik, sondern die Reichweite.

Nach § 145 Absatz 1 Satz 2 der Abgabenordnung müssen sich Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen. Ein Ablauf, der Belege stumm verbucht, verfehlt das. Dazu gehören ein Protokoll je Vorgang, eine erkennbare Urheberschaft und ein Eintrag in der Verfahrensdokumentation nach den GoBD. Ein Randfall ist das nicht: Eine von IBM zitierte Marktuntersuchung verortet 36 Prozent aller RPA-Anwendungsfälle im Finanz- und Rechnungswesen.

Der Sprung von einem auf zwanzig Abläufe scheitert an der Betriebsseite, nicht an der Technik. Eine von IBM zitierte Marktuntersuchung nennt 52 Prozent der Kunden, die ihr RPA-Programm nicht ausweiten können; als fortgeschritten gilt dort erst ein Bestand von 100 aktiven Robotern, und wenige Programme kommen über die ersten zehn hinaus. Wer den zweiten Ablauf plant, plant deshalb zugleich eine Zuständigkeit für Zeitpläne, Konten und Fehlerlisten aller Abläufe.