OCR (Texterkennung)

Nein. Für empfangene Handels- und Geschäftsbriefe sowie Buchungsbelege verlangt § 147 Absatz 2 der Abgabenordnung eine bildliche Übereinstimmung mit dem Original – ein von einer Texterkennung erzeugter Text ist aber keine bildliche Wiedergabe, sondern nur eine Zeichenkette. Aufbewahrt werden muss deshalb weiterhin die eingescannte Bilddatei, der erkannte Text darf nur als durchsuchbare Ergänzung dazutreten. Zusätzlich muss die Wiedergabe während der ganzen Aufbewahrungsfrist unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar bleiben.

An einer dokumentierten Konformitätsprüfung, nicht am Bauchgefühl. Die Technische Richtlinie TR-03138 (RESISCAN) des BSI in der Fassung 1.5, gültig für Zertifizierungsverfahren ab dem 11. Dezember 2024, bündelt technische und organisatorische Maßnahmen für einen strukturierten Scanprozess und schließt die Lücke zwischen abstrakten Vorgaben wie der Abgabenordnung und einer nachweisbaren technischen Umsetzung. Zur Richtlinie gehört die Anlage P, eine Prüfspezifikation mit festgelegten Testfällen, dazu vier Anwendungshinweise. Wer nur stichprobenartig kontrolliert, ohne das zu dokumentieren, kann sich darauf nicht berufen.

Eine Texterkennung leitet Schriftzeichen aus einem Bild ab und liefert eine Wahrscheinlichkeitsaussage ohne eigene Selbstkontrolle – zwei ähnlich aussehende Zeichen lassen sich verwechseln, ohne dass das System es meldet. Ein QR-Code enthält dagegen eine Fehlerkorrektur nach Reed-Solomon, ein Strichcode je nach Format zumindest eine Prüfziffer; beides erkennt die meisten Lesefehler und verweigert dann die Ausgabe, statt sie stillschweigend zu verfälschen. Deshalb braucht ein aus Texterkennung stammendes Feld eine Prüfung, ein sauber gelesener Code in der Regel nicht.