KI-Dokumentenverarbeitung — Belege auslesen, prüfen, an DATEV übergeben

Der Beleg wird zunächst in Text umgewandelt — bei einem Scan oder Foto per Texterkennung, bei einem PDF direkt aus der Datei. Danach ordnet ein Modell die erkannten Werte den Feldern zu, die Sie brauchen: Rechnungsnummer, Datum, Netto, Steuer, Lieferant, Positionen. Der entscheidende Schritt kommt danach: Werte unterhalb einer festgelegten Sicherheitsschwelle gehen in eine Prüfansicht statt direkt ins Zielsystem. Eine Lösung ohne diesen Schritt ist keine Automatisierung, sondern eine Fehlerquelle mit hoher Geschwindigkeit. Angebunden wird anschließend an DATEV, ein ERP oder die Buchhaltung. Was das nicht leistet: fehlerfreie Erkennung. Bei sauberen, wiederkehrenden Belegformaten liegt die Trefferquote hoch, bei handschriftlichen Ergänzungen oder unbekannten Layouts deutlich darunter — deshalb die Prüfansicht.

Rechnungen, Verträge, Lieferscheine, Formulare und ähnliche Belege — auch als Scan oder Foto. In der Analyse legen wir gemeinsam die relevanten Belegtypen und Felder fest.

Die Kombination aus klassischer OCR-Texterkennung und einem Sprachmodell zur Feld-Extraktion erreicht bei gängigen Belegtypen wie Rechnungen oder Lieferscheinen hohe Trefferquoten, insbesondere bei digital erzeugten PDFs. Bei fotografierten oder handschriftlichen Belegen sinkt die Genauigkeit naturgemäß etwas, weshalb wir zusätzlich eine automatische Plausibilitätsprüfung einbauen: Stimmt die Summe der einzelnen Positionen mit dem ausgewiesenen Gesamtbetrag überein, wird der Beleg automatisch freigegeben. Weicht etwas ab oder ist ein Feld nicht eindeutig erkennbar, markiert das System den Fall und legt ihn zur manuellen Prüfung vor, statt ihn stillschweigend falsch zu verbuchen. Über die Zeit lässt sich die Erkennungsqualität für Ihre spezifischen Belegtypen zusätzlich verbessern, etwa wenn wiederkehrende Lieferanten oder Formate immer wieder auftauchen. So sinkt der manuelle Prüfaufwand kontinuierlich, ohne dass die Kontrolle ganz wegfällt.

Ja. Die extrahierten Daten werden strukturiert exportiert und fließen direkt in Ihre Buchhaltung, DATEV oder Ihr ERP-System.

Ja, das ergibt sich direkt aus der gewählten Infrastruktur. Die Verarbeitung läuft DSGVO-konform in einem europäischen Rechenzentrum, auf Wunsch vollständig in Ihrer eigenen Infrastruktur, sodass Rechnungen, Verträge oder Personaldokumente nicht an externe Cloud-Dienste außerhalb der EU übertragen werden. Das ist insbesondere für Branchen mit hohen Vertraulichkeitsanforderungen relevant, etwa Steuerkanzleien, Arztpraxen oder Versicherungsmakler, die mit besonders schützenswerten Daten arbeiten. Zusätzlich lassen sich Zugriffsrechte granular vergeben, sodass nur berechtigte Mitarbeiter die verarbeiteten Dokumente einsehen können, und alle Zugriffe werden protokolliert. Nach der Verarbeitung lassen sich Aufbewahrungsfristen für die Originalbelege festlegen, die sich an Ihren gesetzlichen Vorgaben orientieren, etwa den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten. So bleibt die Lösung auch bei einer Prüfung durch Datenschutzbeauftragte oder Wirtschaftsprüfer nachvollziehbar und rechtssicher.

Trifft die Pipeline auf ein Belegformat, das sie noch nicht kennt, etwa einen neuen Lieferanten mit ungewöhnlichem Rechnungslayout, wird der Beleg nicht einfach falsch verarbeitet, sondern automatisch zur manuellen Prüfung markiert. Ein Mitarbeiter ordnet die relevanten Felder einmalig korrekt zu, und dieses Muster fließt in die weitere Erkennung ein, sodass ähnliche Belege desselben Lieferanten künftig automatisch richtig erfasst werden. Auf diese Weise verbessert sich die Trefferquote kontinuierlich, je länger die Lösung im Einsatz ist und je mehr wiederkehrende Formate sie kennenlernt. Auch komplett neue Belegtypen, etwa wenn Sie ein neues Geschäftsfeld mit anderen Dokumentenarten erschließen, lassen sich nachträglich in die Pipeline aufnehmen. So wächst das System mit Ihrem Belegaufkommen mit, statt bei jeder Abweichung vom ursprünglichen Format an seine Grenzen zu stoßen.