EDI (Elektronischer Datenaustausch)

§ 27 Absatz 38 Satz 1 Nummer 3 UStG lässt eine per EDI übermittelte Rechnung, die dem vorgeschriebenen Format nicht entspricht, für Umsätze zu, die nach dem 31. Dezember 2026 und vor dem 1. Januar 2028 ausgeführt werden; der Empfänger muss zustimmen. Eine Umsatzgrenze nennt diese Nummer nicht. Ab 2028 trägt ein EDI-Verfahren nur weiter, wenn sich die verlangten Angaben daraus richtig und vollständig in ein Format nach der europäischen Rechnungsnorm überführen lassen – so § 14 Absatz 1 Satz 6 Nummer 2 UStG.

Die Vereinbarung muss Verfahren vorsehen, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleisten. Nur unter dieser Bedingung erkennt § 14 Absatz 3 UStG den elektronischen Datenaustausch nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG als Nachweis beider Eigenschaften an. Die Europäische Mustervereinbarung im Anhang dieser Empfehlung zeigt den Umfang: 14 Artikel, darunter Empfangsbestätigung, Sicherheit, Vertraulichkeit, Speicherung, Beweiszulässigkeit, Haftung und anwendbares Recht. Eine Absprache per E-Mail über Felder und Nummernkreise deckt davon nichts ab.

Die Rechnung ist in einem EDI-Verfahren die übermittelte strukturierte Nachricht selbst – sie ist acht Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres ihrer Ausstellung (§ 14b Absatz 1 UStG). Über diesen Zeitraum müssen Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit gewährleistet bleiben. Ein Ausdruck oder der in das eigene System übernommene Datensatz belegt die Unversehrtheit des Originals nicht. Artikel 8 der Europäischen Mustervereinbarung schlägt für das Nachrichtenprotokoll drei Jahre vor – dem Steuerrecht genügt das nicht.

Die Partei haftet, die den Dienstleister beauftragt hat: Nach Artikel 11 der Mustervereinbarung zur Empfehlung 94/820/EG trägt sie die Schäden, die direkt aus Handlungen, Fehlern oder Unterlassungen dieses Dritten entstehen. Verlangt umgekehrt der Partner, einen bestimmten Dienstleister einzuschalten, trifft ihn die Haftung für dessen Fehler. Diese Verteilung gilt nicht von selbst – die Empfehlung ist ein Muster und wirkt erst, wenn beide Seiten sie in ihre Vereinbarung übernehmen.