CRM/ERP-Integration — Ihre Systeme sprechen endlich miteinander

Anbinden lässt sich praktisch jedes System mit einer dokumentierten Schnittstelle. Im CRM-Bereich arbeiten wir regelmäßig mit Salesforce, HubSpot und Pipedrive, im ERP-Umfeld mit SAP, Microsoft Dynamics und branchenspezifischen Lösungen, dazu Buchhaltungssysteme wie DATEV oder lexoffice. Die technische Basis ist meist eine REST-API mit OAuth2-Authentifizierung; wo Ereignisse in Echtzeit ankommen sollen, ergänzen wir Webhooks, etwa für neue Bestellungen oder geänderte Zahlungsstatus. Fehlt eine moderne API, prüfen wir Alternativen wie CSV- oder XML-Exporte über eine ETL-Strecke oder eine Middleware, die zwischen älteren und neuen Systemen vermittelt. In der Analysephase erfassen wir zunächst, welche Systeme bei Ihnen im Einsatz sind und welche Schnittstellen sie tatsächlich anbieten — erst danach legen wir fest, welcher Integrationsweg technisch sauber und wirtschaftlich sinnvoll ist.

ETL steht für Extract, Transform, Load und beschreibt die drei Schritte eines Datenabgleichs zwischen Systemen. Beim Extract lesen wir Datensätze aus dem Quellsystem aus, etwa neue Kunden aus dem CRM. Beim Transform werden Felder in das Format des Zielsystems überführt: Datumsformate angeglichen, Länderkürzel vereinheitlicht, Pflichtfelder ergänzt und Werte gegen definierte Regeln geprüft. Erst beim Load landen die aufbereiteten Daten im Zielsystem, etwa als neuer Debitor im ERP. Dieser Zwischenschritt ist notwendig, weil CRM und ERP Kundendaten selten identisch strukturieren — ein Feld wie „Firmenname" heißt im einen System anders als im anderen, und Auswahllisten unterscheiden sich. Für wiederkehrende Abgleiche läuft die ETL-Strecke automatisiert und protokolliert, welche Datensätze verarbeitet wurden und wo Prüfungen fehlgeschlagen sind.

Ja. Genau das ist das Ziel: Daten werden einmal erfasst und automatisch zwischen den Systemen synchronisiert. Medienbrüche und Tippfehler durch mehrfache Eingabe entfallen.

Ja. Neben REST-APIs und Webhooks binden wir auch Branchenstandards wie BiPRO in der Versicherungsbranche an. Welche Norm für Sie relevant ist, klären wir in der Analyse.

Konflikte entstehen vor allem dann, wenn derselbe Datensatz in zwei Systemen gleichzeitig geändert wird, etwa eine Telefonnummer im CRM und im ERP unterschiedlich aktualisiert. Deshalb legen wir pro Feld in der Konzeptphase fest, welches System die führende Quelle ist — bei Kundenstammdaten oft das CRM, bei Zahlungsstatus meist das ERP oder die Buchhaltung. Weicht ein Wert vom führenden System ab, überschreibt die Synchronisation den abweichenden Stand automatisch nach dieser Regel. Lässt sich ein Konflikt nicht eindeutig automatisch auflösen, etwa weil beide Systeme innerhalb kurzer Zeit unterschiedliche Änderungen erhalten haben, protokollieren wir den Fall und legen ihn zur manuellen Prüfung vor. So bleibt nachvollziehbar, welche Änderung wann übernommen wurde, und Ihr Team entscheidet im Zweifel selbst, welcher Stand korrekt ist.