CRM-System

Nein. Ein einzelner Datensatz trägt mehrere Fristen gleichzeitig: Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre nach § 147 Absatz 3 der Abgabenordnung, Buchungsbelege wie Rechnungen acht Jahre, Geschäftsbriefe sechs Jahre, der Nachweis einer Einwilligung in Telefonwerbung fünf Jahre nach § 7a Absatz 2 UWG. Eine Kontaktperson ohne Vertragsbezug trägt keine dieser Fristen. Wer das CRM nach Personen aufräumt statt nach Datenarten, löscht deshalb entweder zu früh und verletzt die Aufbewahrungspflicht – oder behält alles und verletzt die Speicherbegrenzung aus Artikel 5 DSGVO.

Ja. Der Bundesgerichtshof hat am 15. Juni 2021 entschieden (VI ZR 576/19), dass die Auskunft nach Artikel 15 DSGVO auch interne Vermerke und Korrespondenz umfasst, soweit sie Informationen über die betroffene Person enthalten – nicht nur Stammdaten und Rechnungen. Zu beantworten ist innerhalb eines Monats ab Eingang, verlängerbar um zwei weitere Monate nach Artikel 12 Absatz 3 DSGVO. Die rechtliche Bewertung eines Falls bleibt außen vor: Sie ist keine Information über die Person.

Den Widerspruch selbst, mit Datum und Eingangskanal. Artikel 21 Absatz 3 DSGVO untersagt ab diesem Zeitpunkt jede weitere Verarbeitung zu Werbezwecken, und § 7 Absatz 3 Nummer 3 UWG lässt die Ausnahme für Werbe-E-Mails an Bestandskunden genau dann entfallen. Wird der Datensatz gelöscht statt gesperrt, steht die Adresse nach dem nächsten Import aus einer Messeliste wieder im System und wird erneut angeschrieben. Ein Sperrvermerk braucht nur die Merkmale zum Wiedererkennen, nicht die Gesprächshistorie.

Nein. Artikel 20 DSGVO steht der betroffenen Person zu, nicht dem Unternehmen, und er erfasst nur Daten, die diese Person selbst bereitgestellt hat. Gesprächsnotizen, Bewertungen und die Zuordnung zu Zuständigen – also der größere Teil eines gepflegten CRM – entstehen im Unternehmen und fallen nicht darunter. Der eigene Anspruch auf einen vollständigen Export folgt allein aus dem Vertrag mit dem Anbieter. Deshalb gehört das Exportformat vor der Einführung geklärt: strukturiert und maschinenlesbar, nicht als Bildschirmauszug.