Digitalisierung

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen strukturierte E-Rechnungen empfangen können – unabhängig davon, ob es selbst digitalisiert. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen: bis zum 31. Dezember 2026 ist Papier weiter erlaubt, bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz bis zum 31. Dezember 2027 (§ 27 Absatz 38 Umsatzsteuergesetz). Ein PDF genügt nicht, weil es kein strukturiertes Format im Sinn des § 14 Absatz 1 Umsatzsteuergesetz ist.

Papierbelege dürfen nach dem Einscannen vernichtet werden, sofern das Abbild bildlich mit dem Original übereinstimmt und während der ganzen Frist jederzeit verfügbar bleibt (§ 147 Absatz 2 Abgabenordnung). Die Fristen selbst bleiben: zehn Jahre für Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege, sechs Jahre für sonstige Geschäftsbriefe (§ 147 Absatz 3). Vom Scannen ausgenommen sind Jahresabschluss, Eröffnungsbilanz und amtliche Urkunden.

Kündigung und Auflösungsvertrag eines Arbeitsverhältnisses brauchen Papier mit Unterschrift: § 623 Bürgerliches Gesetzbuch verlangt Schriftform und schließt die elektronische Form ausdrücklich aus. Dasselbe steht in § 766 für die Bürgschaftserklärung und in § 780 für das Schuldversprechen. Sonst gilt § 126 Absatz 3: Die elektronische Form ersetzt die Schriftform, soweit kein Gesetz etwas anderes sagt. Ein Vorgang im falschen Format ist nicht nur unbequem, sondern unwirksam.

Ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Artikel 30 Datenschutz-Grundverordnung muss den neuen Ablauf aufführen, und mit dem Anbieter ist ein Vertrag nach Artikel 28 Absatz 3 zu schließen. Die Ausnahme für Unternehmen unter 250 Beschäftigten hilft selten: Sie greift nur, wenn die Verarbeitung gelegentlich erfolgt – ein Ablauf, der täglich läuft, ist das Gegenteil. Die Pflicht hängt an der Regelmäßigkeit, nicht an der Größe des Vorhabens.

Die Finanzbehörde darf bei digital geführten Unterlagen in die gespeicherten Daten Einsicht nehmen, das System zur maschinellen Auswertung nutzen oder die Daten auf einem Datenträger verlangen (§ 147 Absatz 6 Abgabenordnung). Aus einem Papierstapel, den ein Prüfer durchsehen musste, wird damit ein durchsuchbarer Datenbestand. Wer Belege digitalisiert, plant die Auswertbarkeit deshalb besser von Anfang an ein: Aus einer reinen Bilddatei lässt sich maschinell nichts auswerten.