ERP-System

Ein ERP-System führt die Ressourcen eines Betriebs – Bestände, Aufträge, Belege, Löhne –, ein CRM-System die Beziehung zu Personen: Kontakte, Gesprächsverläufe, Wiedervorlagen. Beide überschneiden sich nur bei den Kundenstammdaten, und dort liegt der Unterschied mit der härtesten Folge: Buchungsdaten im ERP unterliegen der Aufbewahrungspflicht nach § 147 AO, Kontaktdaten im CRM dem Löschanspruch nach Artikel 17 DSGVO. Nach Eurostat nutzten 2025 rund 46 Prozent der EU-Unternehmen ERP-Software und rund 29 Prozent CRM-Software.

Fünf Kalenderjahre lang muss das abgelöste ERP-System selbst auswertbar bleiben. Erst nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Umstellung folgt, genügt es nach § 147 Absatz 6 AO, die Daten ausschließlich auf einem maschinell lesbaren und auswertbaren Datenträger vorzuhalten – und das nur, sofern noch keine Außenprüfung begonnen hat. Die Aufbewahrungsfristen laufen davon unabhängig weiter: zehn Jahre für Bücher und Jahresabschlüsse, acht für Buchungsbelege, sechs für sonstige Unterlagen.

Innerhalb der EU darf die Buchführung eines ERP-Systems im Ausland liegen, außerhalb nur mit Bewilligung der Finanzbehörde. § 146 Absatz 2a AO verlangt dafür, dass der Datenzugriff in vollem Umfang möglich bleibt. Für Drittstaaten fordert § 146 Absatz 2b AO zusätzlich einen Antrag samt Standort des Datenverarbeitungssystems, und die Bewilligung ist zu widerrufen, sobald die Besteuerung beeinträchtigt wird. Wer ohne Bewilligung verlagert, riskiert 2.500 bis 250.000 Euro Verzögerungsgeld.

Ein ERP-System verletzt die Unveränderbarkeit, sobald ein einmal festgeschriebener Beleg still überschrieben werden kann. § 146 Absatz 4 AO verbietet, eine Buchung so zu verändern, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Eine falsche Buchung wird deshalb nicht gelöscht, sondern durch eine Gegenbuchung ausgeglichen. Die Stichprobe dazu ist kurz: Zeigt das System nach einer Korrektur den alten Wert, den neuen Wert und den Zeitpunkt der Änderung?