KI & Automatisierung

Chatbot

Ein Chatbot ist ein Programm, das in einem Chatfenster Fragen beantwortet. Moderne Chatbots nutzen Sprachmodelle und formulieren frei; ältere folgen einem festen Entscheidungsbaum mit vorgegebenen Antworten.

Redaktionell geprüft von Alexander SeidlertwentyonepixelsStand:

Zwei grundverschiedene Bauarten

Der Unterschied ist wichtig, weil er Aufwand und Ergebnis bestimmt. Ein regelbasierter Chatbot arbeitet mit vorgegebenen Fragen und Antworten. Er ist verlässlich, weil er nichts erfinden kann, wirkt aber schnell hölzern und scheitert an allem, was nicht vorgesehen war.

Ein Chatbot auf Basis eines Sprachmodells formuliert frei und versteht auch ungewöhnlich gestellte Fragen. Der Preis dafür: Er kann überzeugend klingende Falschaussagen produzieren. In der Praxis kombiniert man deshalb beides – das Sprachmodell formuliert, darf seine Inhalte aber ausschließlich aus geprüften Dokumenten beziehen.

Wann sich ein Chatbot rechnet

Die brauchbare Faustregel: Wenn dieselben Fragen immer wieder kommen. Öffnungszeiten, Lieferzeiten, Leistungsumfang, Terminvereinbarung – solche Anfragen binden Arbeitszeit, ohne dass jemand dabei etwas entscheidet. Ein Chatbot nimmt sie ab, auch nachts und am Wochenende.

Nicht sinnvoll ist ein Chatbot dort, wo Beratung wirklich individuell ist oder wo eine falsche Auskunft teuer wird. Ein Bot, der Rechtsauskünfte gibt oder verbindliche Preise nennt, ist ein Risiko und kein Werkzeug.

Womit ein Chatbot im Mittelstand anfängt

Mit den zwanzig Fragen, die tatsächlich gestellt werden. Die stehen im Postfach und im Telefonprotokoll, nicht im Konzept — und sie decken erfahrungsgemäß den größten Teil des Aufkommens ab. Ein Bot, der diese zwanzig sicher beantwortet, ist mehr wert als einer, der alles versucht.

Der zweite Schritt ist die Übergabe: Wie kommt jemand zu einem Menschen, wenn der Bot nicht weiterhilft? Diese Frage entscheidet über die Bewertung des ganzen Angebots.

Was die Einführung an Vorarbeit verlangt

Aufgeräumte Antworten. Wenn drei Mitarbeiter dieselbe Frage unterschiedlich beantworten, muss diese Frage vorher entschieden werden — der Bot kann sie nicht offenlassen. Diese Klärung ist der eigentliche Nutzen und fällt oft schon vor der Technik an.

Dazu die Festlegung, was der Bot nicht beantwortet. Diese Liste ist bei Praxen, Kanzleien und Apotheken keine Stilfrage, sondern berufsrechtliche Voraussetzung.

Kennzeichnungspflicht seit August 2026

Nach Artikel 50 der EU-KI-Verordnung müssen Systeme, die mit Menschen interagieren, als KI erkennbar sein. Für einen Chatbot heißt das: Ein Hinweis muss vorhanden sein, bevor das Gespräch beginnt – nicht versteckt in der Datenschutzerklärung. Die Pflicht gilt seit dem 2. August 2026.

Praktisch ist das kein Aufwand, sondern eine Zeile im Begrüßungstext. Wer sie weglässt, riskiert eine vermeidbare Beanstandung.

Rechtsgrundlagen

Häufige Fragen zu Chatbot

Im Zweifel ja. Die Auskunft eines Chatbots wird seinem Betreiber zugerechnet: Wer ein System auf der eigenen Seite antworten lässt, erklärt aus Sicht des Empfängers selbst, und ein Programmierfehler ist sein Risiko und nicht das des Besuchers. Wie weit die Bindung im Einzelfall reicht, hängt davon ab, wie verbindlich die Aussage formuliert war. Die Vorsorge ist deshalb banal und wirksam: Was verbindlich würde — Termine, Mengen, Fristen, Zusagen —, bestätigt ein Mensch und nicht der Bot.

Das hängt davon ab, wo das Modell läuft, und genau das gehört vor der Einführung geklärt. Bei einem Anbieter außerhalb der EU verlassen die Eingaben den europäischen Raum und brauchen eine Rechtsgrundlage samt Auftragsverarbeitungsvertrag. Dazu kommt die Aufbewahrung: Gesprächsverläufe sind personenbezogen, sobald jemand seinen Namen nennt. Eine Löschfrist gehört deshalb in die Einrichtung und nicht in die spätere Diskussion.

An zwei Merkmalen. Erstens: Er hat keinen Ausgang — wer nicht weiterkommt, findet keinen Weg zu einem Menschen und verlässt die Seite. Zweitens: Er antwortet auch dort, wo er nichts weiß, statt das zuzugeben. Beides lässt sich in fünf Minuten selbst prüfen, indem man ihm eine Frage stellt, die außerhalb seines Stoffs liegt. Was er dann tut, entscheidet über den Eindruck des ganzen Auftritts.

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