E-Rechnung im Online-Shop: Was ab 2027 gilt und was nicht
Ab 2027 müssen Händler mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen an Geschäftskunden ausstellen, ab 2028 alle. Welche Bestellungen im Shop betroffen sind, welches Format passt und wo die Umsetzung typischerweise hakt.
Was die E-Rechnung für einen Online-Shop bedeutet
Für einen Online-Shop bedeutet die E-Rechnung, dass Bestellungen von inländischen Geschäftskunden künftig mit einer Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format abgerechnet werden müssen. Das klassische PDF, das die meisten Shopsysteme heute an die Bestellbestätigung hängen, genügt dafür nicht. Rechtsgrundlage ist § 14 Absatz 1 des Umsatzsteuergesetzes: Eine elektronische Rechnung muss in einem strukturierten Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen.
Ein PDF ist dagegen eine „sonstige Rechnung" – genauso wie Papier. Das Bundesfinanzministerium sagt das in seinen Antworten zur E-Rechnung ausdrücklich: Ein einfaches PDF-Dokument hat kein strukturiertes Format und fällt deshalb nicht unter die Definition. Wer das Thema mit „wir verschicken doch schon alles per E-Mail" abhakt, hat also noch nichts umgestellt.
Für den Shopbetrieb ist die Pflicht trotzdem kleiner, als sie klingt. Sie betrifft nur einen Teil der Bestellungen, sie kommt in zwei Stufen, und sie verlangt kein neues Shopsystem, sondern einen zusätzlichen Ausgabeweg für Rechnungsdaten, die ohnehin schon vorhanden sind.
Die Fristen: 2027 ab 800.000 Euro, 2028 für alle
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr mehr als 800.000 Euro betragen hat, für inländische Geschäftskunden E-Rechnungen ausstellen. Maßgeblich ist also der Umsatz des Jahres 2026. Wer darunter liegt, darf nach § 27 Absatz 38 Nummer 2 UStG für Umsätze des Jahres 2027 noch bis zum 31. Dezember 2027 auf Papier oder – mit Zustimmung des Empfängers – als PDF abrechnen.
Ab dem 1. Januar 2028 entfällt diese Übergangsregel für alle. Eine dritte, schmale Ausnahme betrifft nur Unternehmen, die bereits per EDI-Verfahren abrechnen: Sie dürfen ihr bestehendes, nicht normgerechtes Format mit Zustimmung des Empfängers ebenfalls bis Ende 2027 weiterverwenden. Für einen typischen Webshop spielt das keine Rolle, weil dort kein EDI-Austausch läuft.
Bereits seit dem 1. Januar 2025 gilt die Empfangspflicht. Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen entgegennehmen können, und das Bundesfinanzministerium stellt klar, dass dafür ein E-Mail-Postfach genügt. Für Händler heißt das: Die Rechnungen der eigenen Lieferanten können schon heute als E-Rechnung eintreffen, die eigene Ausgangsseite folgt 2027 oder 2028.
Welche Bestellungen im Shop betroffen sind – und welche nicht
Betroffen sind nur Bestellungen zwischen zwei im Inland ansässigen Unternehmen. Rechnungen an Privatkunden sind ausdrücklich ausgenommen; ein reiner Endkundenshop muss an seiner Rechnungserstellung deshalb gar nichts ändern. Ebenso ausgenommen sind Lieferungen an Geschäftskunden im Ausland, weil die Regelung nur Umsätze zwischen inländischen Unternehmern erfasst.
Die zweite große Ausnahme sind Kleinbetragsrechnungen. Rechnungen bis 250 Euro brutto dürfen weiterhin als sonstige Rechnung ausgestellt werden, also als PDF oder auf Papier. In vielen B2B-Shops mit Verbrauchsmaterial oder Ersatzteilen fällt damit ein beträchtlicher Teil der Bestellungen von vornherein heraus. Die Grenze bezieht sich auf den Gesamtbetrag der Rechnung, nicht auf einzelne Positionen.
Kleinunternehmer im Sinne von § 19 UStG sind von der Ausstellungspflicht ganz befreit. Empfangen können müssen aber auch sie E-Rechnungen. Wer seinen Shop als Kleinunternehmer betreibt und keine Umsatzsteuer ausweist, kann das Thema auf der Ausgangsseite also beiseitelegen, solange er unter den Grenzen des § 19 bleibt.
Geschäftskunden im Checkout erkennen
Ein Shop muss erkennen, ob eine Bestellung von einem Unternehmen kommt, weil nur dann eine E-Rechnung nötig ist. Die übliche Lösung ist ein Firmenfeld und ein optionales Feld für die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer im Checkout. Wer beides ausfüllt, erhält eine E-Rechnung; wer beides leer lässt, ein PDF.
Diese Regel hat eine Lücke, die viele Anleitungen verschweigen: Nicht jedes inländische Unternehmen besitzt eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Viele Betriebe, die nur im Inland tätig sind, arbeiten ausschließlich mit ihrer Steuernummer. Wer die E-Rechnung allein an die USt-IdNr. knüpft, behandelt diese Kunden als Privatkunden – und stellt ihnen ab 2028 eine Rechnung im falschen Format aus.
Robuster ist eine ausdrückliche Auswahl „Ich bestelle als Unternehmen" mit Pflichtfeldern für Firma und Anschrift, ergänzt um die USt-IdNr. als freiwillige Angabe. In B2B-Shops mit Kundenkonto gehört die Einstufung ohnehin ins Kundenkonto und nicht in jede einzelne Bestellung. Dort lässt sich auch hinterlegen, an welche Adresse oder in welches Portal ein Kunde seine E-Rechnungen haben möchte.
XRechnung oder ZUGFeRD: welches Format für den Shop
Für die meisten Online-Shops ist ZUGFeRD das passendere Format, weil es ein lesbares PDF mit eingebetteten strukturierten Daten verbindet. Der Kunde kann die Rechnung wie gewohnt öffnen, seine Buchhaltungssoftware liest die Daten maschinell aus. XRechnung ist dagegen eine reine XML-Datei, die ohne Viewer für Menschen kaum lesbar ist; sie ist vor allem im Geschäft mit öffentlichen Auftraggebern verbreitet.
Beide Formate sind zulässig, sofern sie der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Bei ZUGFeRD gibt es dabei einen Fallstrick: Das Bundesfinanzministerium erkennt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 an, ausdrücklich aber nicht die Profile MINIMUM und BASIC-WL, weil sie nicht die vollständigen Rechnungsangaben enthalten. Ein Plugin, das „ZUGFeRD" verspricht, aber eines dieser Profile erzeugt, liefert keine gültige E-Rechnung.
Bei Hybridformaten wie ZUGFeRD ist außerdem festgelegt, welcher Teil gilt: Weichen PDF und XML voneinander ab, sind die Daten im strukturierten Teil maßgeblich. Das ist der technische Kernpunkt für jeden Shop. Wenn PDF und XML aus zwei getrennten Vorlagen entstehen, laufen sie früher oder später auseinander – etwa bei Rabatten, Versandkosten oder Rundungen – und dann gilt genau der Teil, den niemand angesehen hat.
E-Rechnungen aus eigener Software erzeugen
Wer E-Rechnungen aus eigener Software erzeugt, braucht eine einzige Datenquelle für Rechnungsnummer, Positionen, Steuersätze und Summen, aus der sowohl das PDF als auch das XML gerendert werden. Das gilt für individuell entwickelte Shops ebenso wie für Abo-Systeme oder Kundenportale, die monatliche Rechnungen erstellen. Für gängige Programmiersprachen gibt es frei verfügbare Bibliotheken, die aus solchen Daten normgerechte XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien erzeugen.
Bei Standardsystemen ist der Weg meist kürzer. Für WooCommerce, Shopware und Shopify existieren Erweiterungen, die ZUGFeRD oder XRechnung ausgeben; einige Shopsysteme bringen die Funktion inzwischen selbst mit. Entscheidend ist nicht der Name der Erweiterung, sondern das erzeugte Profil und die Frage, ob sie Gutschriften, Teilstornos und Teillieferungen genauso sauber abbildet wie die normale Rechnung.
Eine Alternative ist die Übergabe an die Buchhaltungs- oder ERP-Software: Der Shop übermittelt nur die Bestelldaten, die Rechnung entsteht im Fachsystem, das ohnehin E-Rechnungen beherrscht. Das ist oft die sauberere Lösung, weil Rechnungsnummernkreis, Archiv und Mahnwesen dann an einer Stelle liegen und nicht zwischen Shop und Buchhaltung aufgeteilt sind.
Validieren, versenden, archivieren
Eine E-Rechnung sollte vor dem Versand automatisch gegen die Norm geprüft werden, weil Fehler sonst erst beim Kunden auffallen. Das Bundesfinanzministerium unterscheidet in seinem Schreiben vom 15. Oktober 2025 drei Fehlerarten: Formatfehler, Verstöße gegen Geschäftsregeln und inhaltliche Fehler. Die ersten beiden lassen sich mit frei verfügbaren Prüfwerkzeugen wie dem Validator der Koordinierungsstelle für IT-Standards maschinell erkennen; ein solcher Prüfschritt gehört in die Rechnungserstellung, nicht in die Reklamation.
Für den Versand schreibt das Gesetz keinen bestimmten Weg vor. Die E-Mail mit Anhang ist zulässig, ebenso ein Kundenportal zum Herunterladen, eine Schnittstelle oder ein Netzwerk wie Peppol. Für einen Shop ist der naheliegende Weg derselbe wie heute: die Rechnung als Anhang der Versand- oder Rechnungsmail, nur eben im richtigen Format.
Bei der Archivierung kommt es auf den strukturierten Teil an. Er muss nach § 14b UStG acht Jahre lang unversehrt in seiner ursprünglichen Form aufbewahrt werden; die Abgabenordnung verlangt in § 147 zusätzlich, dass er in dieser Zeit jederzeit verfügbar und lesbar bleibt. Ein Shop, der nur das PDF in einen Ordner legt und das XML nach dem Versand verwirft, archiviert damit ausgerechnet den Teil nicht, der rechtlich maßgeblich ist.
Was die E-Rechnung nicht verlangt
Die E-Rechnung verlangt keinen Wechsel des Shopsystems und keine Umstellung des Endkundengeschäfts. Wer überwiegend an Privatkunden verkauft, ändert nur den Ausgabeweg für den kleinen Anteil an Geschäftskunden – und auch dort nur für Rechnungen über 250 Euro. Angebote, die eine komplette Neuentwicklung mit der E-Rechnungspflicht begründen, sollten Händler deshalb genau prüfen.
Sie verlangt auch keine bestimmte Übermittlungsplattform und keine Zustimmung des Kunden: Für die verpflichtende E-Rechnung zwischen inländischen Unternehmen ist die Zustimmung des Empfängers nicht nötig. Was sie verlangt, ist Datenqualität. Ein Shop, dessen Bestelldaten heute schon vollständig und konsistent sind, ist mit überschaubarem Aufwand umgestellt; einer, bei dem Rechnungen nachträglich von Hand korrigiert werden, hat die eigentliche Arbeit noch vor sich.
Der sinnvolle nächste Schritt ist deshalb eine kurze Bestandsaufnahme: Wie hoch war der Gesamtumsatz 2026, wie viele Bestellungen kommen von inländischen Geschäftskunden über 250 Euro, und kann das Shopsystem heute schon eine gültige E-Rechnung im Profil EN 16931 erzeugen? Aus diesen drei Antworten ergibt sich, ob die Umstellung bis Januar 2027 oder bis Januar 2028 fertig sein muss.
Rechtsgrundlagen
- Umsatzsteuergesetz (UStG)(öffnet in neuem Tab)§ 3c Abs. 4 Fernverkaufsschwelle 10.000 Euro, § 14 Rechnungsformat, § 14b Aufbewahrung acht Jahre, § 27 Abs. 38 Übergangsfristen E-Rechnung
- Abgabenordnung (AO)(öffnet in neuem Tab)§ 145 verlangt Nachvollziehbarkeit, § 147 regelt Aufbewahrungsfristen und Lesbarkeit