Business Intelligence

Sobald eine Business-Intelligence-Auswertung steuerlich relevante Daten verarbeitet, gilt § 147 AO auch für sie. Absatz 2 Nummer 2 verlangt ausdrücklich maschinelle Auswertbarkeit, nicht bloß Lesbarkeit – ein PDF-Ausdruck des Berichts genügt also nicht. Nach Absatz 6 darf die Finanzbehörde bei einer Außenprüfung in die gespeicherten Daten sehen, das System selbst nutzen und eine Ausleitung in einem maschinell auswertbaren Format verlangen; den Aufwand dafür trägt der Steuerpflichtige. Verdichtete Kennzahlen ersetzen die Einzelbelege nicht.

Nein. Business Intelligence berichtet, was geschehen ist, und macht Verläufe vergleichbar; eine Vorhersage braucht Annahmen über die Zukunft, die in keinem Datensatz stehen. Eine über zwölf Monate fortgeschriebene Trendlinie ist Arithmetik, kein Prognosewert – sie bricht bei jedem Sondereffekt. Die Abgrenzung ist nicht genormt: Manche Hersteller ordnen die vorausschauende Auswertung einem eigenen Begriff zu, andere halten diesen für ein Schlagwort.

Sie liefert weiter Zahlen – nur falsche. Wird im Warenwirtschaftssystem ein Feld umbenannt, ein Statuswert ergänzt oder eine Einheit gewechselt, bricht die Verbindung selten sichtbar ab; häufiger fällt eine Position stillschweigend aus der Summe. Deshalb ist jede Änderung an einem Quellsystem wie eine Änderung am Berichtswesen zu behandeln: vorher ankündigen, danach eine Kennzahl gegen das Quellsystem nachrechnen. Ohne diesen Abgleich fällt eine falsche Zahl erst dem auf, der ihr widerspricht.

Lesende, auf genau die benötigten Tabellen begrenzt, unter einem eigenen technischen Konto. Läuft die Auswertung über den Zugang eines Mitarbeiters, wandert sein Berechtigungsumfang in die Zahlen: Wird er versetzt oder scheidet aus, ändert sich das Ergebnis, ohne dass jemand etwas am Bericht geändert hat. Schreibrechte sind hier nie nötig – eine Auswertung, die auf dem Quellsystem schreiben darf, kann Stammdaten verändern, deren Fehler sie gerade sichtbar machen soll.

Mehr als beabsichtigt, sobald die Gruppe klein ist. Eine Umsatzsumme über drei Kunden verrät jedem, der seine eigene Zahl kennt, die Summe der beiden anderen; bei zwei Kunden nennt sie die Zahl des anderen exakt. Aggregieren schützt also erst oberhalb einer Mindestbesetzung. Praktische Regel: eine Kennzahl nur ab einer Gruppengröße ausweisen, bei der die Kenntnis des eigenen Werts keinen Rückschluss auf einen Einzelnen erlaubt – sonst gröber schneiden oder den Wert unterdrücken.