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Wie werden Werkzeuge freigegeben?
Die Positivliste ist am einfachsten durchzusetzen und reduziert den Verwaltungsaufwand, weil weniger Systeme im Umlauf sind.
Für Artikel 4 der KI-Verordnung
KI-Richtlinie erstellen: Vorlage aus fünf Antworten
Fünf Fragen, danach steht eine vollständige interne KI-Nutzungsrichtlinie zum Kopieren. Kein Formular, kein Download-Gate — die Antworten verlassen Ihren Browser nicht.
Diese Vorlage ist eine Arbeitshilfe, keine Rechtsberatung. Sie deckt den organisatorischen Teil ab; arbeitsrechtliche Fragen und die Mitbestimmung gehören in die Hände einer Kanzlei.
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Welche Daten dürfen eingegeben werden?
Der strengste Zuschnitt ist am leichtesten zu vermitteln: Was nicht hineingehört, muss niemand im Einzelfall abwägen.
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Wie halten Sie es mit KI-generierten Texten?
Die redaktionelle Verantwortung ist der Hebel mit dem besten Aufwand-Wirkung-Verhältnis: Sie lässt die Offenlegungspflicht bei Texten entfallen.
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Wer ist zuständig?
Entscheidend ist die Nähe zu dem Moment, in dem ein neues Werkzeug eingeführt wird — dort muss die Prüfung stattfinden.
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Gibt es einen Betriebsrat?
Kann ein KI-Werkzeug Verhalten oder Leistung erfassen, greifen Mitbestimmungsrechte. Das ist Arbeitsrecht und gehört unabhängig von dieser Richtlinie geklärt.
Ihre Richtlinie
Richtlinie zum Einsatz künstlicher Intelligenz
1. Zweck und Geltungsbereich
Diese Richtlinie regelt den Einsatz von Systemen künstlicher Intelligenz im Unternehmen. Sie gilt für alle Beschäftigten sowie für Personen, die im Auftrag des Unternehmens tätig werden, unabhängig davon, ob die Nutzung dienstlich veranlasst oder eigeninitiativ erfolgt.
Ziel ist ein nachvollziehbarer und rechtskonformer Einsatz von KI. Die Richtlinie dient zugleich als Maßnahme zur Förderung der KI-Kompetenz nach Artikel 4 der Verordnung (EU) 2024/1689.
2. Zugelassene Werkzeuge
Eine aktuelle Übersicht der zugelassenen KI-Werkzeuge wird geführt und ist allen Beschäftigten zugänglich. Sie enthält je Werkzeug den Einsatzzweck, die verantwortliche Stelle und die Angabe, ob personenbezogene Daten verarbeitet werden dürfen.
Es dürfen ausschließlich die in der Übersicht aufgeführten Werkzeuge eingesetzt werden. Der Einsatz anderer KI-Systeme für dienstliche Zwecke ist nicht gestattet, auch nicht über private Zugänge.
3. Umgang mit Daten
Eingaben in KI-Systeme verlassen regelmäßig den unmittelbaren Verantwortungsbereich des Unternehmens. Vor jeder Eingabe ist deshalb zu prüfen, ob die Inhalte dorthin gelangen dürfen.
Zugangsdaten, Passwörter und Schlüssel dürfen unter keinen Umständen in KI-Systeme eingegeben werden.
Personenbezogene Daten dürfen nicht in KI-Systeme eingegeben werden. Dazu zählen Namen, Kontaktdaten, Vertragsdaten, Personalunterlagen und alle Angaben, die einen Rückschluss auf einzelne Personen erlauben. Sind solche Daten Teil eines Dokuments, sind sie vor der Eingabe zu entfernen oder zu ersetzen.
4. Prüfung der Ergebnisse
KI-Systeme erzeugen sprachlich überzeugende, inhaltlich aber mitunter falsche Ergebnisse. Ausgaben sind vor jeder Verwendung auf sachliche Richtigkeit zu prüfen. Das gilt insbesondere für Zahlen, Zitate, Rechtsangaben und Quellenverweise.
Die Verantwortung für ein Arbeitsergebnis liegt unverändert bei der Person, die es verwendet oder weitergibt. Der Einsatz eines KI-Systems entlastet davon nicht.
5. Kennzeichnung von Inhalten
Für Inhalte, die das Unternehmen veröffentlicht, gelten die Transparenzpflichten aus Artikel 50 der KI-Verordnung. Maßgeblich ist die Inhaltsart: Bei Bild, Video und Audio mit täuschend echtem Bezug zu realen Personen, Gegenständen, Orten oder Ereignissen ist offenzulegen, dass der Inhalt künstlich erzeugt oder manipuliert wurde.
Für veröffentlichte Texte wird eine redaktionelle Verantwortung wahrgenommen: Jeder Text wird vor der Veröffentlichung von einer benannten Person inhaltlich geprüft, die die Verantwortung dafür übernimmt. Damit entfällt die Offenlegungspflicht nach Artikel 50 Absatz 4 für Texte. Die prüfende Person ist in der Übersicht der Zuständigkeiten benannt.
6. Zuständigkeiten
Die Einführung neuer KI-Werkzeuge erfolgt nicht eigenmächtig durch einzelne Bereiche. Vor der Einführung wird geprüft, welche Daten verarbeitet werden, ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag vorliegt und ob Kennzeichnungspflichten entstehen.
Für den KI-Einsatz ist eine benannte Person zuständig. Sie führt die Übersicht der Werkzeuge, gibt neue Werkzeuge frei, schreibt diese Richtlinie fort und ist Ansprechpartnerin bei Zweifelsfällen. Name und Erreichbarkeit sind im Anhang dieser Richtlinie aufgeführt.
Vor der Einführung eines KI-Werkzeugs, das geeignet ist, Verhalten oder Leistung von Beschäftigten zu erfassen, wird der Betriebsrat beteiligt. Diese Richtlinie ersetzt eine Betriebsvereinbarung nicht.
7. Meldewege und Verstöße
Wer bemerkt, dass Daten versehentlich in ein nicht zugelassenes System gelangt sind, meldet dies unverzüglich der zuständigen Stelle. Eine unverzügliche Meldung bleibt ohne arbeitsrechtliche Folgen — sie ist die Voraussetzung dafür, den Vorgang datenschutzrechtlich korrekt zu behandeln.
Diese Richtlinie wird fortgeschrieben, wenn ein Werkzeug hinzukommt oder wegfällt oder sich die Rechtslage ändert.
Die Vorlage deckt den organisatorischen Teil ab. Prüfen Sie sie vor der Einführung daraufhin, ob sie zu Ihren Abläufen passt — eine Richtlinie, die niemand einhält, schadet mehr als sie nützt.
Was noch dazugehört
Die Richtlinie regelt das Verhalten der Beschäftigten. Welche Pflichten aus der KI-Verordnung sonst noch folgen, hängt an der Risikoklasse Ihrer Systeme — und was davon bis wann zu tun ist, steht in der Checkliste.